Exchange - Clean up Recoverable Folder

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/ediscovery-delete-items-in-the-recoverable-items-folder-of-mailboxes-on-hold?view=o365-worldwide#step-4-remove-the-delay-hold-from-the-mailbox

Erforderliche Benutzerrollen

Zum Anzeigen von Informationen zu den Postfächern anderer Personen benötigt man die Discovery Management Rolle

EAC (Exchange Admin Center) > Adminstrator-Rollen > Discovery Management

Beispiel Cleanup

Schritt 1 - Infos zur Mailbox holen

single item recovery and the deleted item retention period.

PS /Users/stephanschlegel> Get-Mailbox ewo | FL SingleItemRecoveryEnabled,RetainDeletedItemsFor       

SingleItemRecoveryEnabled : True
RetainDeletedItemsFor     : 1.00:00:00

information about the holds and retention policies applied to the mailbox.

PS /Users/stephanschlegel> Get-Mailbox ewo | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds             

LitigationHoldEnabled : False
InPlaceHolds          : {}

information about any organization-wide retention policies.

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

determine if a delay hold is applied to the mailbox.

PS /Users/stephanschlegel> Get-Mailbox ewo | FL DelayHoldApplied,DelayReleaseHoldApplied       

DelayHoldApplied        : False
DelayReleaseHoldApplied : False

PS /Users/stephanschlegel> Get-MailboxFolderStatistics ewo -FolderScope RecoverableItems | FL Name,FolderAndSubfolderSize,ItemsInFolderAndSubfolders       

Name                       : Recoverable Items
FolderAndSubfolderSize     : 3.3 GB (3,543,727,845 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 4914

Name                       : Audits
FolderAndSubfolderSize     : 15.28 MB (16,020,902 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 2783

Name                       : Calendar Logging
FolderAndSubfolderSize     : 615.8 KB (630,589 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 7

Name                       : Deletions
FolderAndSubfolderSize     : 3.284 GB (3,526,235,367 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 1980

Name                       : DiscoveryHolds
FolderAndSubfolderSize     : 0 B (0 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 0

Name                       : Purges
FolderAndSubfolderSize     : 821.3 KB (840,987 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 144

Name                       : SubstrateHolds
FolderAndSubfolderSize     : 0 B (0 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 0

Name                       : Versions
FolderAndSubfolderSize     : 0 B (0 bytes)
ItemsInFolderAndSubfolders : 0

Einstellungen des Postfachs

PS /Users/stephanschlegel> Get-CASMailbox ewo | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled                       

EwsEnabled        : True
ActiveSyncEnabled : True
MAPIEnabled       : True
OWAEnabled        : True
ImapEnabled       : True
PopEnabled        : True

Schritt 2 - Mailbox vorbereiten

Kundenzugriff deaktivieren, damit er während der Reinigung keine Veränderungen machen kann.

Deleted item retention period auf 30 Tage (maximum) setzen. Damit die Items nicht aus den Recoverable Items gepurged werden bevor man sie selbst gelöscht hat.

Single Item recovery ausschalten, damit die items nicht zurückgeholt (retained) werden nachdem sie gelöscht wurden.

Managed Folder Assistant ausschalten, damit er die Mailbox nicht bearbeitet, und die Items zurückholt.

PS /Users/stephanschlegel> Set-CASMailbox ewo -EwsEnabled $false -ActiveSyncEnabled $false -MAPIEnabled $false -OWAEnabled $false -ImapEnabled $false -PopEnabled $false       
PS /Users/stephanschlegel> Set-Mailbox ewo -RetainDeletedItemsFor 30                                                                                             PS /Users/stephanschlegel> Set-Mailbox <username> -ElcProcessingDisabled $true
PS /Users/stephanschlegel> Set-Mailbox ewo -ElcProcessingDisabled $true       
WARNING: "ELC-Verarbeitung deaktiviert" wird außer Kraft gesetzt, wenn für ein Fallspeicherobjekt eine Erhaltungssperre "IsRestrictive" festgelegt ist.
PS /Users/stephanschlegel> Set-Mailbox ewo -ElcProcessingDisabled $true       
WARNING: "ELC-Verarbeitung deaktiviert" wird außer Kraft gesetzt, wenn für ein Fallspeicherobjekt eine Erhaltungssperre "IsRestrictive" festgelegt ist.

Schritt 3 - Remove Holds

Wenn welche aus Schritt 1 sichtbar sind. Hier im Beispiel nicht. Ansonsten im Link nachschauen. Mögliche Holds:

Set-Mailbox <username> -LitigationHoldEnabled $false
Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <hold GUID> | FL Name
Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name
Get-RetentionCompliancePolicy <retention policy GUID without prefix> | FL Name
...

Schritt 4 - Delay Hold von der Mailbox entfernen

Wenn der Managed Folder Assistant merkt dass Holds entfernt wurden setzt er einen Delay Hold. Das bedeutet die DelayHoldApplied oder DelayReleaseHoldApplied mailbox property wird auf true gesetzt.

TODO Check SingleItemRecovery und Retention Period

Information about single item recovery and the deleted item retention period.

Get-Mailbox <username> | FL SingleItemRecoveryEnabled,RetainDeletedItemsFor

Wenn SingleItemRecovery an ist muss es deaktivert werden (siehe Schritt 2).

Zugriff auf Mailbox und User sperren

Get-CASMailbox <username> | FL EwsEnabled,ActiveSyncEnabled,MAPIEnabled,OWAEnabled,ImapEnabled,PopEnabled