Microsoft Exchange & Co

Geteilte Postfächer

https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?wt.mc_id=365admincsh&ui=en-us&rs=en-us&ad=us
https://www.youtube.com/watch?v=p3JDq7BHM_Y

Anlegen

Admin > Postfächer > Freigegebenes Postfach hinzufügen
Rechte zuweisen 
Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken 

In der Outlook Mac Desktop Version hinzufügen

Konten > Einstellungen > Erweitert

Kontakte und Adressbuch

Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten.

Standard Adressbuch und Suchreihenfolge

Autovervollständigung bei neuen Mails

Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs.

Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen:

Outlook > Kontakte
Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner
Eigenschaften 
Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen.

Die nächsten Schritte sind notwendig, damit beim Neustart die Einstellung bestehen bleibt.
Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen 
Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. 
„Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“

Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden.

Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen

Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten
Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“
Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen
Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen
Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht)
Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK
Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ 
Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang
Offline Modus beenden

Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder.

Geteilte Kontakte

Entweder eigenes teilen oder gemeinsames über Admin anlegen.

Teilen des Eigenen

Rechtsklick > Ordnerberechtigungen
Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen.
Freigeben > Kontakte freigeben
Einladungs-E-Mail verschicken

Server Variante

Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen.
https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019
New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>
New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy"

Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt.

E-Mails archivieren

Online Archiv (In-Situ)

In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre.

Ab Exchange Plan 2

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide

Offline Archiv

Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke.

Sicherstellen dass alles runtergeladen wird

Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell.

Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe

https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap

Gruppen und Teams

https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann

Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender...

https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct

Probleme lösen

Outlook Ordner in der falschen Sprache

https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/incorrect-folder-names
https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/only-subset-items-synchronized

Methode 1

   Beenden Sie Outlook.
   Ausführen Outlook.exe /resetfolders.
   Ausführen Outlook.exe /resetfoldernames.

Methode 2

In Outlook WebApp Sprache zweimal umstellen

Methode 3 - Admin Cmdlet

set-MailboxRegionalConfiguration -id <alias> -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language <Language_code_to_switch_to> -DateFormat <your_preferred_DateFormat>

Anzeigefehler nach Kopieren von Ordnern

https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/beheben-des-fehlers-beim-kopieren-von-ordnern-in-outlook/