Microsoft Exchange & Co

Links

Exchange Powershell
Exchange Kalender

Geteilte Postfächer

Man kann Postfächer z.B. ein allgemeines Info@ Postfach von mehreren Usern nutzen lassen.

https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?wt.mc_id=365admincsh&ui=en-us&rs=en-us&ad=us
https://www.youtube.com/watch?v=p3JDq7BHM_Y

Anlegen

Admin > Postfächer > Freigegebenes Postfach hinzufügen
Den Usern passende Rechte zuweisen 
Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken

Geteilte Postfächer hinzufügen

Outlook Windows

Automatissch

Outlook WebApp

Outlook für den Mac

Konten > Einstellungen > Erweitert
Extras > Öffentliche Ordner > Ordner wählen > abonnieren.

Öffentliche Postfächer für geteilte Ordner

Geteilte Ordner benötigen ein Postfach für geteilte Ordner. Dies muss also zuerst erstellt werden. Dies geht im Zweifel über das klassische Exchange Center.

Wichtig vorher über Exchange die Rechte für Public Folder dir selbst (auch als Admin) zuweisen. Sonst kommt es zu seltsamen Verhaltensweisen beim Erstellen vom Postfächern für geteilte Ordner Hinzufügen auf dem Mac

Exchange > Öffentliche Ordner > Postfächer für öffentliche Ordner erstellen (das erste sollte ein Primäres sein.
Exchange > Öffentliche Ordner > öffentliche Ordner > Ordner erstellen 
Usern passende Rechte zuweisen.

Sicherheitsgruppe für geteilte Ordner erstellen

Damit die später die Benutzer für geteilte Ordner verwalten kannst erstellst du zunächst eine Sicherheitsgruppe. Diese kannst du dann im nächsten Schritt als "Redakteure" zu den geteilten Ordnern hinzufügen.

geteilte Ordner und geteilte Kontakte hinzufügen

Im Exchange Center erstellst du den ersten gemeinsamen Ordner. Den Kontakteordner fügst du dann in Outlook hinzu. Achtung geteilte Kontakte funktionieren im Moment noch nicht im Web.

EAC > öffentliche Ordner > hinzufügen
Rechts > Ordnerberechtigungen Verwalten > Gruppe hinzufügen und Rechte einstelen.

Öffentliche Ordner anzeigen

Outlook STRG+6

Neuen Kontakteordner anlegen

Ordneransicht > neuer Ordner > Typ Kontakte

Die neuen Ordner sind dann auch im EAC sichtbar.

Als Standard Adressbuch festlegen

Adressbücher > Extras
Outlook >

Kontakte und Adressbuch

Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten.

Standard Adressbuch und Suchreihenfolge

Autovervollständigung bei neuen Mails

Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs.

Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen:

Outlook > Kontakte
Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner
Eigenschaften 
Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen.

Die nächsten Schritte sind notwendig, damit beim Neustart die Einstellung bestehen bleibt.
Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen 
Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. 
„Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“

Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden.

Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen

Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten
Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“
Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen
Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen
Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht)
Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK
Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ 
Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang
Offline Modus beenden

Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder.

Geteilte Kontakte

Entweder eigenes teilen oder gemeinsames Postfach über Admin anlegen oder ...

Teilen des Eigenen

Rechtsklick > Ordnerberechtigungen
Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen.
Freigeben > Kontakte freigeben
Einladungs-E-Mail verschicken

Server Variante

Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen.
https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019
New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>
New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy"

Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt.

Mit Sicherheitsgruppe aka E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe

Funktioniert in der Web App Stand Ende 2022 nur mit Kalender aber nicht mit Kontakten.

https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/calendaring/how-to-share-calendar-and-contacts

Um einen gemeinsamen, freigegebenen Kalender oder eine Kontaktliste einzurichten, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen und die sie bearbeiten können, müssen Sie zunächst eine Sicherheitsgruppe mit den Personen erstellen, die auf den freigegebenen Kalender oder die Kontaktliste zugreifen können sollen.

Sicherheitsgruppe erstellen > EAC
Empfänger > Gruppen > E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen
Benutzer hinzufügen
freigegebenes Postfach erstellen 
Vollzugriff für Sicherheitsgruppe geben (Senden ist nicht notwendig)

E-Mails archivieren

Online Archiv (In-Situ)

In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre.

Ab Exchange Plan 2

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide

Offline Archiv

Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke.

Sicherstellen dass alles runtergeladen wird

Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell.

Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe

https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap

Größenlimit beachen

Die .ost Datei kann nur eine bestimmte Größe haben (30GB) danach wird nichts mehr runtergeladen.

Lösungsansätze

Archive erzeugen
In Einzelteilen exportieren

Eigentlicher Export

Jetzt kann endlich ein normaler .pst Export erfolgen

Gruppen und Teams

https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann

Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender...

https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct

Probleme lösen

Probleme mit Autodiscover und Outlook Profilen

https://www.msxfaq.de/exchange/autodiscover/autodiscover_outlook.htm

Outlook Ordner in der falschen Sprache

https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/incorrect-folder-names
https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/only-subset-items-synchronized

Methode 1

   Beenden Sie Outlook.
   Ausführen Outlook.exe /resetfolders.
   Ausführen Outlook.exe /resetfoldernames.

Methode 2

In Outlook WebApp Sprache zweimal umstellen

Methode 3 - Admin Cmdlet

set-MailboxRegionalConfiguration -id <alias> -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language <Language_code_to_switch_to> -DateFormat <your_preferred_DateFormat>

Anzeigefehler nach Kopieren von Ordnern

https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/beheben-des-fehlers-beim-kopieren-von-ordnern-in-outlook/

Dubletten aufräumen

Todo (siehe Starke Archiv)

https://praxistipps.chip.de/outlook-doppelte-mails-loeschen-so-gehts_127866

Unterhaltungen Aufräumen

Mit der Funktion Aufräumen kann man Mails mit den gleichen Inhalten löschen. Bei Mails die durch die Antworten Funktion öfter hin und hergeschickt werden enthalten viele Mails den gleichen Text. Wenn die neuere Mail den gleichen Text wie die ältere enthält, wird die ältere mit dieser Funktion gelöscht.

Mails in freigegebenem Postfach landen im falschen Sent Ordner

https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved