Microsoft Exchange & Co: Unterschied zwischen den Versionen
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== Geteilte Postfächer == | == Geteilte Postfächer == | ||
| + | Man kann Postfächer z.B. ein allgemeines Info@ Postfach von mehreren Usern nutzen lassen. | ||
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=== Anlegen === | === Anlegen === | ||
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| + | Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken | ||
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| + | Extras > Öffentliche Ordner > Ordner wählen > abonnieren. | ||
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| + | Geteilte Ordner benötigen ein Postfach für geteilte Ordner. Dies muss also zuerst erstellt werden. Dies geht im Zweifel über das klassische Exchange Center. | ||
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| + | '''Wichtig vorher über Exchange die Rechte für Public Folder dir selbst (auch als Admin) zuweisen.''' Sonst kommt es zu seltsamen Verhaltensweisen beim Erstellen vom Postfächern für geteilte Ordner | ||
| + | Hinzufügen auf dem Mac | ||
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| + | Exchange > Öffentliche Ordner > Postfächer für öffentliche Ordner erstellen (das erste sollte ein Primäres sein. | ||
| + | Exchange > Öffentliche Ordner > öffentliche Ordner > Ordner erstellen | ||
| + | Usern passende Rechte zuweisen. | ||
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| + | === Sicherheitsgruppe für geteilte Ordner erstellen === | ||
| + | Damit die später die Benutzer für geteilte Ordner verwalten kannst erstellst du zunächst eine Sicherheitsgruppe. Diese kannst du dann im nächsten Schritt als "Redakteure" zu den geteilten Ordnern hinzufügen. | ||
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| + | === geteilte Ordner und geteilte Kontakte hinzufügen === | ||
| + | Im Exchange Center erstellst du den ersten gemeinsamen Ordner. Den Kontakteordner fügst du dann in Outlook hinzu. Achtung geteilte Kontakte funktionieren im Moment noch nicht im Web. | ||
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| + | EAC > öffentliche Ordner > hinzufügen | ||
| + | Rechts > Ordnerberechtigungen Verwalten > Gruppe hinzufügen und Rechte einstelen. | ||
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| + | '''Öffentliche Ordner anzeigen''' | ||
| + | Outlook STRG+6 | ||
| + | '''Neuen Kontakteordner anlegen''' | ||
| + | Ordneransicht > neuer Ordner > Typ Kontakte | ||
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| + | Die neuen Ordner sind dann auch im EAC sichtbar. | ||
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| + | == Online Archiv == | ||
| + | === Auto-Expanding Archiving === | ||
| + | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide | ||
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| + | Damit kann bis 1,5 TB gespeichert werden. | ||
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| + | == Kontakte und Adressbuch == | ||
| + | Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten. | ||
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| + | === Standard Adressbuch und Suchreihenfolge === | ||
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| + | '''Als Standard Adressbuch festlegen''' | ||
| + | Adressbücher > Extras | ||
| + | Outlook > | ||
| + | ==== Autovervollständigung bei neuen Mails ==== | ||
| + | Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs. | ||
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| + | Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen: | ||
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| + | Outlook > Kontakte | ||
| + | Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner | ||
| + | Eigenschaften | ||
| + | Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen. | ||
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| + | Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen | ||
| + | Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. | ||
| + | „Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“ | ||
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| + | Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden. | ||
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| + | '''Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen''' | ||
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| + | Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten | ||
| + | Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“ | ||
| + | Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen | ||
| + | Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen | ||
| + | Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht) | ||
| + | Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK | ||
| + | Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ | ||
| + | Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang | ||
| + | Offline Modus beenden | ||
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| + | Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder. | ||
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| + | === Geteilte Kontakte === | ||
| + | Entweder eigenes teilen oder gemeinsames Postfach über Admin anlegen oder ... | ||
| + | ==== Teilen des Eigenen ==== | ||
| + | Rechtsklick > Ordnerberechtigungen | ||
| + | Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen. | ||
| + | Freigeben > Kontakte freigeben | ||
| + | Einladungs-E-Mail verschicken | ||
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| + | ==== Server Variante ==== | ||
| + | Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen. | ||
| + | https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019 | ||
| + | New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name> | ||
| + | New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy" | ||
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| + | Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt. | ||
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| + | ==== Mit Sicherheitsgruppe aka E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe ==== | ||
| + | '''Funktioniert in der Web App Stand Ende 2022 nur mit Kalender aber nicht mit Kontakten.''' | ||
| + | https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/calendaring/how-to-share-calendar-and-contacts | ||
| + | Um einen gemeinsamen, freigegebenen Kalender oder eine Kontaktliste einzurichten, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen und die sie bearbeiten können, müssen Sie zunächst eine Sicherheitsgruppe mit den Personen erstellen, die auf den freigegebenen Kalender oder die Kontaktliste zugreifen können sollen. | ||
| + | Sicherheitsgruppe erstellen > EAC | ||
| + | Empfänger > Gruppen > E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen | ||
| + | Benutzer hinzufügen | ||
| + | freigegebenes Postfach erstellen | ||
| + | Vollzugriff für Sicherheitsgruppe geben (Senden ist nicht notwendig) | ||
| − | === In | + | == E-Mails archivieren == |
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| + | === Online Archiv (In-Situ) === | ||
| + | In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre. | ||
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| + | Ab Exchange Plan 2 | ||
| + | https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide | ||
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| + | === Offline Archiv === | ||
| + | Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke. | ||
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| + | ==== Sicherstellen dass alles runtergeladen wird ==== | ||
| + | Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell. | ||
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| + | Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe | ||
| + | https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap | ||
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| + | ==== Größenlimit beachen ==== | ||
| + | Die .ost Datei kann nur eine bestimmte Größe haben (30GB) danach wird nichts mehr runtergeladen. | ||
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| + | Lösungsansätze | ||
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| + | Archive erzeugen | ||
| + | In Einzelteilen exportieren | ||
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| + | ==== Eigentlicher Export ==== | ||
| + | Jetzt kann endlich ein normaler .pst Export erfolgen | ||
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| + | == Gruppen und Teams == | ||
| + | https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann | ||
| + | Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender... | ||
| + | https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct | ||
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| + | == Exchange - Rollen == | ||
| + | Mit Rollen kann man diverse Zugriffsrechte setzen. | ||
| + | === Rolle für Bezahlmanagment === | ||
| + | https://learn.microsoft.com/en-us/azure/cost-management-billing/manage/manage-billing-access | ||
| + | https://learn.microsoft.com/de-de/azure/cost-management-billing/cost-management-billing-overview | ||
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| + | == Probleme lösen == | ||
| + | [[Exchange - Probleme lösen]] | ||
Aktuelle Version vom 6. Januar 2024, 16:33 Uhr
Exchange / Office 365 / Microsoft 365[Bearbeiten]
Links[Bearbeiten]
Exchange Powershell Exchange Kalender
Geteilte Postfächer[Bearbeiten]
Man kann Postfächer z.B. ein allgemeines Info@ Postfach von mehreren Usern nutzen lassen.
https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?wt.mc_id=365admincsh&ui=en-us&rs=en-us&ad=us https://www.youtube.com/watch?v=p3JDq7BHM_Y
Anlegen[Bearbeiten]
Admin > Postfächer > Freigegebenes Postfach hinzufügen Den Usern passende Rechte zuweisen Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken
Geteilte Postfächer hinzufügen[Bearbeiten]
Outlook Windows
Automatissch
Outlook WebApp
Outlook für den Mac
Konten > Einstellungen > Erweitert Extras > Öffentliche Ordner > Ordner wählen > abonnieren.
Öffentliche Postfächer für geteilte Ordner[Bearbeiten]
Geteilte Ordner benötigen ein Postfach für geteilte Ordner. Dies muss also zuerst erstellt werden. Dies geht im Zweifel über das klassische Exchange Center.
Wichtig vorher über Exchange die Rechte für Public Folder dir selbst (auch als Admin) zuweisen. Sonst kommt es zu seltsamen Verhaltensweisen beim Erstellen vom Postfächern für geteilte Ordner Hinzufügen auf dem Mac
Exchange > Öffentliche Ordner > Postfächer für öffentliche Ordner erstellen (das erste sollte ein Primäres sein. Exchange > Öffentliche Ordner > öffentliche Ordner > Ordner erstellen Usern passende Rechte zuweisen.
Sicherheitsgruppe für geteilte Ordner erstellen[Bearbeiten]
Damit die später die Benutzer für geteilte Ordner verwalten kannst erstellst du zunächst eine Sicherheitsgruppe. Diese kannst du dann im nächsten Schritt als "Redakteure" zu den geteilten Ordnern hinzufügen.
geteilte Ordner und geteilte Kontakte hinzufügen[Bearbeiten]
Im Exchange Center erstellst du den ersten gemeinsamen Ordner. Den Kontakteordner fügst du dann in Outlook hinzu. Achtung geteilte Kontakte funktionieren im Moment noch nicht im Web.
EAC > öffentliche Ordner > hinzufügen Rechts > Ordnerberechtigungen Verwalten > Gruppe hinzufügen und Rechte einstelen.
Öffentliche Ordner anzeigen
Outlook STRG+6
Neuen Kontakteordner anlegen
Ordneransicht > neuer Ordner > Typ Kontakte
Die neuen Ordner sind dann auch im EAC sichtbar.
Online Archiv[Bearbeiten]
Auto-Expanding Archiving[Bearbeiten]
Damit kann bis 1,5 TB gespeichert werden.
Kontakte und Adressbuch[Bearbeiten]
Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten.
Standard Adressbuch und Suchreihenfolge[Bearbeiten]
Als Standard Adressbuch festlegen
Adressbücher > Extras Outlook >
Autovervollständigung bei neuen Mails[Bearbeiten]
Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs.
Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen:
Outlook > Kontakte Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner Eigenschaften Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen. Die nächsten Schritte sind notwendig, damit beim Neustart die Einstellung bestehen bleibt. Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. „Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“
Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden.
Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen
Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“ Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht) Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang Offline Modus beenden
Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder.
Geteilte Kontakte[Bearbeiten]
Entweder eigenes teilen oder gemeinsames Postfach über Admin anlegen oder ...
Teilen des Eigenen[Bearbeiten]
Rechtsklick > Ordnerberechtigungen Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen. Freigeben > Kontakte freigeben Einladungs-E-Mail verschicken
Server Variante[Bearbeiten]
Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen. https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019 New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name> New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy"
Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt.
Mit Sicherheitsgruppe aka E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe[Bearbeiten]
Funktioniert in der Web App Stand Ende 2022 nur mit Kalender aber nicht mit Kontakten.
https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/calendaring/how-to-share-calendar-and-contacts
Um einen gemeinsamen, freigegebenen Kalender oder eine Kontaktliste einzurichten, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen und die sie bearbeiten können, müssen Sie zunächst eine Sicherheitsgruppe mit den Personen erstellen, die auf den freigegebenen Kalender oder die Kontaktliste zugreifen können sollen.
Sicherheitsgruppe erstellen > EAC Empfänger > Gruppen > E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen Benutzer hinzufügen freigegebenes Postfach erstellen Vollzugriff für Sicherheitsgruppe geben (Senden ist nicht notwendig)
E-Mails archivieren[Bearbeiten]
Online Archiv (In-Situ)[Bearbeiten]
In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre.
Ab Exchange Plan 2
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide
Offline Archiv[Bearbeiten]
Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke.
Sicherstellen dass alles runtergeladen wird[Bearbeiten]
Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell.
Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe
https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap
Größenlimit beachen[Bearbeiten]
Die .ost Datei kann nur eine bestimmte Größe haben (30GB) danach wird nichts mehr runtergeladen.
Lösungsansätze
Archive erzeugen In Einzelteilen exportieren
Eigentlicher Export[Bearbeiten]
Jetzt kann endlich ein normaler .pst Export erfolgen
Gruppen und Teams[Bearbeiten]
https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann
Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender...
https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct
Exchange - Rollen[Bearbeiten]
Mit Rollen kann man diverse Zugriffsrechte setzen.
Rolle für Bezahlmanagment[Bearbeiten]
https://learn.microsoft.com/en-us/azure/cost-management-billing/manage/manage-billing-access https://learn.microsoft.com/de-de/azure/cost-management-billing/cost-management-billing-overview
