Bearbeiten von „Microsoft Exchange & Co“

== Exchange / Office 365 / Microsoft 365 ==

== Links ==
 [[Exchange Powershell]]
 [[Exchange Kalender]]

== Geteilte Postfächer ==
Man kann Postfächer z.B. ein allgemeines Info@ Postfach von mehreren Usern nutzen lassen.

 https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?wt.mc_id=365admincsh&ui=en-us&rs=en-us&ad=us
 https://www.youtube.com/watch?v=p3JDq7BHM_Y

=== Anlegen ===


 Admin > Postfächer > Freigegebenes Postfach hinzufügen
 Den Usern passende Rechte zuweisen 
 Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken


=== Geteilte Postfächer hinzufügen ===
'''Outlook Windows'''
 Automatissch

'''Outlook WebApp'''

'''Outlook für den Mac'''
 Konten > Einstellungen > Erweitert
 Extras > Öffentliche Ordner > Ordner wählen > abonnieren.

== Öffentliche Postfächer für geteilte Ordner ==
Geteilte Ordner benötigen ein Postfach für geteilte Ordner. Dies muss also zuerst erstellt werden. Dies geht im Zweifel über das klassische Exchange Center.

'''Wichtig vorher über Exchange die Rechte für Public Folder dir selbst (auch als Admin) zuweisen.''' Sonst kommt es zu seltsamen Verhaltensweisen beim Erstellen vom Postfächern für geteilte Ordner
Hinzufügen auf dem Mac

 Exchange > Öffentliche Ordner > Postfächer für öffentliche Ordner erstellen (das erste sollte ein Primäres sein.
 Exchange > Öffentliche Ordner > öffentliche Ordner > Ordner erstellen 
 Usern passende Rechte zuweisen.

=== Sicherheitsgruppe für geteilte Ordner erstellen ===
Damit die später die Benutzer für geteilte Ordner verwalten kannst erstellst du zunächst eine Sicherheitsgruppe. Diese kannst du dann im nächsten Schritt als "Redakteure" zu den geteilten Ordnern hinzufügen.

=== geteilte Ordner und geteilte Kontakte hinzufügen ===
Im Exchange Center erstellst du den ersten gemeinsamen Ordner. Den Kontakteordner fügst du dann in Outlook hinzu. Achtung geteilte Kontakte funktionieren im Moment noch nicht im Web.

 EAC > öffentliche Ordner > hinzufügen
 Rechts > Ordnerberechtigungen Verwalten > Gruppe hinzufügen und Rechte einstelen.

'''Öffentliche Ordner anzeigen'''
 Outlook STRG+6
'''Neuen Kontakteordner anlegen'''
 Ordneransicht > neuer Ordner > Typ Kontakte

Die neuen Ordner sind dann auch im EAC sichtbar.

== Auto-Expanding Archiving ==
https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/autoexpanding-archiving?view=o365-worldwide

Damit kann bis 1,5 TB gespeichert werden.
'''Als Standard Adressbuch festlegen'''
 Adressbücher > Extras
 Outlook >

== Kontakte und Adressbuch ==
Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten.

=== Standard Adressbuch und Suchreihenfolge ===
==== Autovervollständigung bei neuen Mails ====
Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs.

Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen:

 Outlook > Kontakte
 Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner
 Eigenschaften 
 Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen.
 
 Die nächsten Schritte sind notwendig, damit beim Neustart die Einstellung bestehen bleibt.
 Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen 
 Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. 
 „Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“

Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden.

'''Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen'''

 Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten
 Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“
 Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen
 Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen
 Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht)
 Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK
 Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ 
 Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang
 Offline Modus beenden

Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder.


=== Geteilte Kontakte ===
Entweder eigenes teilen oder gemeinsames Postfach über Admin anlegen oder ...
==== Teilen des Eigenen ====
 Rechtsklick > Ordnerberechtigungen
 Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen.
 Freigeben > Kontakte freigeben
 Einladungs-E-Mail verschicken

==== Server Variante ====
 Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen.
 https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019
 New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>
 New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy"

Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt.

==== Mit Sicherheitsgruppe aka E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe ====
'''Funktioniert in der Web App Stand Ende 2022 nur mit Kalender aber nicht mit Kontakten.'''
 https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/calendaring/how-to-share-calendar-and-contacts
Um einen gemeinsamen, freigegebenen Kalender oder eine Kontaktliste einzurichten, auf die Personen in Ihrer Organisation zugreifen und die sie bearbeiten können, müssen Sie zunächst eine Sicherheitsgruppe mit den Personen erstellen, die auf den freigegebenen Kalender oder die Kontaktliste zugreifen können sollen.

 Sicherheitsgruppe erstellen > EAC
 Empfänger > Gruppen > E-Mail aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen
 Benutzer hinzufügen
 freigegebenes Postfach erstellen 
 Vollzugriff für Sicherheitsgruppe geben (Senden ist nicht notwendig)

== E-Mails archivieren ==

=== Online Archiv (In-Situ) ===
In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre.

Ab Exchange Plan 2
 https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide

=== Offline Archiv ===
Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke.

==== Sicherstellen dass alles runtergeladen wird ====
Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell.

Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe
 https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap

==== Größenlimit beachen ====
Die .ost Datei kann nur eine bestimmte Größe haben (30GB) danach wird nichts mehr runtergeladen.

Lösungsansätze

 Archive erzeugen
 In Einzelteilen exportieren

==== Eigentlicher Export ====
Jetzt kann endlich ein normaler .pst Export erfolgen

== Gruppen und Teams ==
 https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann
Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender...
 https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct

== Exchange - Rollen ==
Mit Rollen kann man diverse Zugriffsrechte setzen.
=== Rolle für Bezahlmanagment ===
 https://learn.microsoft.com/en-us/azure/cost-management-billing/manage/manage-billing-access
 https://learn.microsoft.com/de-de/azure/cost-management-billing/cost-management-billing-overview

== Probleme lösen ==
=== Probleme mit Autodiscover und Outlook Profilen ===
 https://www.msxfaq.de/exchange/autodiscover/autodiscover_outlook.htm
=== Outlook Ordner in der falschen Sprache ===
 https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/incorrect-folder-names
 https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/only-subset-items-synchronized

Methode 1

    Beenden Sie Outlook.
    Ausführen Outlook.exe /resetfolders.
    Ausführen Outlook.exe /resetfoldernames.

Methode 2
 In Outlook WebApp Sprache zweimal umstellen

Methode 3 - Admin Cmdlet
 set-MailboxRegionalConfiguration -id <alias> -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language <Language_code_to_switch_to> -DateFormat <your_preferred_DateFormat>

=== Anzeigefehler nach Kopieren von Ordnern ===
 https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/beheben-des-fehlers-beim-kopieren-von-ordnern-in-outlook/

=== Dubletten aufräumen ===
Todo (siehe Starke Archiv)
 https://praxistipps.chip.de/outlook-doppelte-mails-loeschen-so-gehts_127866

=== Unterhaltungen Aufräumen ===
Mit der Funktion Aufräumen kann man Mails mit den gleichen Inhalten löschen. Bei Mails die durch die Antworten Funktion öfter hin und hergeschickt werden enthalten viele Mails den gleichen Text. Wenn die neuere Mail den gleichen Text wie die ältere enthält, wird die ältere mit dieser Funktion gelöscht.

=== Mails in freigegebenem Postfach landen im falschen Sent Ordner ===
 https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/troubleshoot/user-and-shared-mailboxes/sent-mail-is-not-saved