Bearbeiten von „Microsoft Exchange & Co“

== Exchange / Office 365 / Microsoft 365 ==

== Links ==
 [[Exchange Powershell]]

== Geteilte Postfächer / geteilte Ordner ==
Geteilte Postfächer und darin enthaltene geteilte Ordner kann man nutzen um z.B. Kontakte für mehrere Nutzer zu teilen.

 https://support.microsoft.com/en-us/office/open-and-use-a-shared-mailbox-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?wt.mc_id=365admincsh&ui=en-us&rs=en-us&ad=us
 https://www.youtube.com/watch?v=p3JDq7BHM_Y

=== Anlegen ===
'''Wichtig vorher über Exchange die Rechte für Public Folder dir selbst (auch als Admin) zuweisen.''' Sonst kommt es zu seltsamen Verhaltensweisen beim Erstellen vom Postfächern für geteilte Ordner

 Admin > Postfächer > Freigegebenes Postfach hinzufügen
 Rechte zuweisen 
 Es wird auch ein User erzeugt > Direkten Zugriff Blocken 


=== Geteilte Ordner hinzufügen ===
'''Outlook Windows'''

Outlook WebApp

Outlook für den Mac
 Extras > Öffentliche Ordner > Ordner wählen > abonnieren.
oder
 Konten > Einstellungen > Erweitert

== Kontakte und Adressbuch ==
Outlook hat 1 aktives Adressbuch. In diesem finden sich Adresslisten.

=== Standard Adressbuch und Suchreihenfolge ===
==== Autovervollständigung bei neuen Mails ====
Outlook sucht in einer Cache Datei die automatisch ergänzt wird wenn man Mails schreibt und zusätzlich in bestimmten Adresslisten (Kontakten) des Adressbuchs.

Adressbuchlisten zur Suche hinzufügen:

 Outlook > Kontakte
 Rechtsklick > gewünschter Kontakteordner
 Eigenschaften 
 Register „Outlook Adressbuch“ > Haken rein und ggf. Namen anpassen.
 
 Die nächsten Schritte sind notwendig, damit beim Neustart die Einstellung bestehen bleibt.
 Menü Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen 
 Registerkarte „Adressbücher“ und vorhandene „Entfernen“. 
 „Neu…“ > Zusätzliche Adressbücher > Weiter > Outlook-Adressbuch > Adressbuch wählen > „Fertigstellen“

Nun sollte beim tippen in einer neuen Mail die Eingabe vervollständigt werden.

'''Falls nicht > Workaround um den Cache neu aufzubauen'''

 Registerkarte „Senden/Empfangen“ > Offline arbeiten
 Registerkarte „Start“ > Neue E-Mail > Button „An…“
 Bei „Adressbuch“ Kontakteordner auswählen
 Ersten Konakt anwäheln > Scrollbalken bis ganz nach unten ziehen
 Alle markieren mit Shift-Klick auf letzten Kontakt (NICHT strg+a - das funktioniert hier nicht)
 Button „An ->“. Die Zeile füllt sich mit allen Kontakten. > OK
 Schreibe nun irgeneinen Text in die Betreffzeile und klicke auf „Senden“ 
 Falls du nicht senden willst nutzen Offline Modus und lösche anschließend die Mail aus dem Postausgang
 Offline Modus beenden

Jetzt funktioniert die Autovervollständigung wieder.


=== Geteilte Kontakte ===
Entweder eigenes teilen oder gemeinsames über Admin anlegen.
==== Teilen des Eigenen ====
 Rechtsklick > Ordnerberechtigungen
 Standardrechte vergeben falls andere Bearbeiten sollen.
 Freigeben > Kontakte freigeben
 Einladungs-E-Mail verschicken

==== Server Variante ====
 Mindestens ein Postfach für öffentliche Ordner erstellen.
 https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/collaboration/public-folders/create-public-folder-mailboxes?view=exchserver-2019
 New-Mailbox -PublicFolder -Name <Name>
 New-Mailbox -PublicFolder -Name "Master Hierarchy"

Das Erste wird automatisch ein primäres. Danach werden Sekundäre angelegt.

== E-Mails archivieren ==

=== Online Archiv (In-Situ) ===
In Kombination mit Archivierungsrichtlinien werden E-Mails automatisch verschoben. Standardrichtlinie ist 2 Jahre.

Ab Exchange Plan 2
 https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/enable-archive-mailboxes?view=o365-worldwide

=== Offline Archiv ===
Nicht so einfach, es gibt einige Fallstricke.

==== Sicherstellen dass alles runtergeladen wird ====
Outlook zeigt an dass alle Ordner aktuell sind. Aber das stimmt nicht. Nur die gerade angezeigten Ordner sind aktuell.

Workaround: Senden- Empfangen-Gruppe
 https://www.omega-fx.de/index.php/wissen/anwendungen/e-mailprogramme/microsoft-outlook/outlook-synchronisiert-nicht-alles-post-eingangsordner-unter-imap

==== Größenlimit beachen ====
Die .ost Datei kann nur eine bestimmte Größe haben (30GB) danach wird nichts mehr runtergeladen.

Lösungsansätze

 Archive erzeugen
 In Einzelteilen exportieren

==== Eigentlicher Export ====
Jetzt kann endlich ein normaler .pst Export erfolgen

== Gruppen und Teams ==
 https://www.youtube.com/watch?v=1f_-k1SAQQE Unterschiede, was wann
Es gibt verschiedene Varianten. Entweder einfache Verteiler oder Gruppen für Teamzusammenarbeit, geteilte Kalender...
 https://support.microsoft.com/de/office/b565caa1-5c40-40ef-9915-60fdb2d97fa2?WT.mc_id=365AdminCSH_inproduct

== Probleme lösen ==
=== Outlook Ordner in der falschen Sprache ===
 https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/incorrect-folder-names
 https://learn.microsoft.com/de-de/outlook/troubleshoot/user-interface/only-subset-items-synchronized

Methode 1

    Beenden Sie Outlook.
    Ausführen Outlook.exe /resetfolders.
    Ausführen Outlook.exe /resetfoldernames.

Methode 2
 In Outlook WebApp Sprache zweimal umstellen

Methode 3 - Admin Cmdlet
 set-MailboxRegionalConfiguration -id <alias> -LocalizeDefaultFolderName:$true -Language <Language_code_to_switch_to> -DateFormat <your_preferred_DateFormat>

=== Anzeigefehler nach Kopieren von Ordnern ===
 https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/beheben-des-fehlers-beim-kopieren-von-ordnern-in-outlook/

=== Dubletten aufräumen ===
Todo (siehe Starke Archiv)
 https://praxistipps.chip.de/outlook-doppelte-mails-loeschen-so-gehts_127866

=== Unterhaltungen Aufräumen ===
Mit der Funktion Aufräumen kann man Mails mit den gleichen Inhalten löschen. Bei Mails die durch die Antworten Funktion öfter hin und hergeschickt werden enthalten viele Mails den gleichen Text. Wenn die neuere Mail den gleichen Text wie die ältere enthält, wird die ältere mit dieser Funktion gelöscht.